リフォーム会社の電話受付をAI化｜現調依頼・見積相談・工事中の着信を自動受付

5種類の着信を別ルートにする

1｜新規見積相談

築年数や予算が不明でも受付を止めません。必須と「分かれば」を分けます。

2｜現地調査依頼・変更

氏名、現場住所、担当者、現在日時、変更理由、立会者、駐車条件を確認します。担当の移動とエリアを参照できなければ確定せず、候補二つを受付します。

3｜施工中問い合わせ

新規見積へ混ぜず、原因・責任・補償は断定しません。

4｜近隣連絡は反論しない

5｜協力会社・職人

会社名、現場名、工種、担当者、納品・図面・工程の別、回答期限を確認します。発注番号や現場名が一致する連絡は一般営業と分けます。

• 納品時間・搬入口
• 材料不足・品違い
• 次工程の開始
• 図面・仕様
• 応援人員・入場
• 請求・発注書

Routing Matrix

電話後の写真・図面

電話で状態を説明しきれない場合は安全なUpload先を案内し、案件IDを付けます。マンション管理規約や工事申請をAIが適用判断せず担当確認へ回します。

成果指標

現場が重なる日の受付設計

午前に新規見積もり、昼に現地調査の日程変更、午後に工事中の騒音相談が入った場合、同じ「折り返し希望」としてまとめてはいけない。見積もりは物件種別・希望箇所・時期・予算感、現地調査は住所・候補日時・立会者、工事中連絡は現場名・工程・緊急度をそれぞれ取得し、別の担当キューへ送る。

近隣からの連絡では、苦情の内容をAIが評価・反論せず、場所、時間帯、連絡希望、危険の有無を確認して現場責任者へ通知する。協力会社からの連絡は案件名、作業種別、搬入時刻、担当者を取り、施主の相談と混在させない。五つのフローごとに「受付完了」の条件を決めると、聞き漏らしと不要な折り返しを同時に減らせる。

見積もり依頼では戸建て・集合住宅・店舗の区分、所有・賃貸、希望工事、現地写真の有無まで確認すると、初回折り返しの準備が進む。現地調査の変更では元の予約日時と変更候補を分け、重複予約を避ける。工事中の問い合わせは現場名と部屋番号、担当者名、工程をひも付け、違う現場へ通知しない。

通知先は用件別に固定せず、営業時間、現場担当、緊急度で切り替える。受付後に「誰が、いつまでに、どの手段で返すか」が決まらない通話は完了扱いにしない。週次では受付件数よりも、情報不足の再架電、担当違いの転送、近隣連絡の初動時間を確認し、質問順を改善する。

よくある質問